Dalam kehidupan kantor sehari-hari, seringkali kita dipenuhi dengan jadwal meeting, apakah itu bertema koordinasi, perencanaan, evaluasi, dan sebagainya. Meeting menjadi sarana komunikasi dengan sesama peers, tim lintas fungsi, maupun atasan-bawahan. Menurut pengamatan sekilas, makin tinggi jabatan makin penuh jadwal meeting. Bener gak? 😉
Nah, mengingat meeting sudah menjadi agenda yang memakan waktu dan tenaga dalam aktivitas kerja, ada baiknya kita memiliki pemahaman mengenai bagaimana meeting efektif. Jangan sampai waktu, tenaga, dan biaya kita terbuang sia-sia gara-gara meeting yang dikelola secara buruk. Berikut beberapa tips yang berasal dari pengalaman pribadi, digabung-gabung sama baca sana-sini :
1. Persiapkan agenda meeting & pastikan seluruh undangan mengerti agenda meeting tsb. Kalau perlu, distribusikan bahan meeting jauh-jauh hari sebelum meeting dilaksanakan sehingga ketika meeting berlangsung tinggal ambil keputusan.
2. Seluruh undangan hadir, minimal diwakilkan dengan pengganti yang relevan. Apabila terdapat undangan yang berhalangan, meeting berpotensi terhambat mengingat keputusan tidak bisa diambil atau bahkan dibatalkan karena ketidak ikutsertaan salah satu anggota.
3. Hindari membahas topik lain selain agenda meeting. Sesuai dengan prinsip seven habits, yaitu mulailah dengan tujuan akhir. Peserta diharap fokus dengan agenda masing-masing. Sedikit basa-basi untuk mencairkan suasana diperlukan, tetapi jangan sampai mendominasi meeting. Hindari pula kata-kata negatif yang bisa merusak fokus meeting dan membahas urusan pribadi.
4. Kearifan pimpinan meeting. Faktor pimpinan meeting berperan besar dalam keefektifan meeting. Pemimpin diharap dapat memancing diskusi, menjembatani perbedaan, memecah kebuntuan, dan menyimpulkan benang merah dari solusi yang dihasilkan.
5. Tuntaskan semua agenda di dalam meeting. Jangan ada suara-suara ketidak sepakatan di luar forum kecuali topik yang memang setuju di pending.
6. Hasilkan notulen dan tindak lanjut meeting agar peserta memiliki komitmen menindaklanjuti hasil meeting.
Tetapi di luar tips-tips diatas, budaya keseringan meeting memang seharusnya di kurangi. Ingat, alasan utama kegagalan seorang CEO bukanlah di perencanaan dan penyusunan strategi tetapi di implementasi. Jadi, tingkatkan aksi, kurangi meeting. Kalaupun meeting, efektifkan!
Leave a Reply